Podpisałeś już umowę o dofinansowanie projektu. Teraz możesz rozpocząć jego realizację (jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej). Oznacza to nie tylko wprowadzanie w życie Twoich pomysłów, ale także wywiązywanie się z obowiązków jakie nakłada na Ciebie umowa o dofinansowanie projektu.

1. Rozliczanie projektu

Wnioski o płatność

Narzędziem służącym do rozliczania projektu jest wniosek o płatność.

Wniosek o płatność składasz za pomocą systemu informatycznego CST2021, zgodnie z aktualnymi instrukcjami dla beneficjentów dostępnymi na stronie internetowej programu. W systemie CST2021 w aplikacji SL2021 masz do wyboru następujące rodzaje wniosków o płatność:

• wniosek zaliczkowy – gdy chcesz otrzymać zaliczkę na realizację zadania w ramach projektu;
• wniosek refundacyjny – gdy poniosłeś już wydatki w ramach projektu i wnioskujesz o ich refundację;
• wniosek rozliczający zaliczkę – gdy chcesz rozliczyć się z wcześniej otrzymanej zaliczki lub jej części;
• wniosek sprawozdawczy – gdy przekazujesz informacje o postępie rzeczowym projektu;
• wniosek końcowy – ostatni wniosek, składany po zakończeniu okresu realizacji projektu.

Możesz łączyć ze sobą różne rodzaje wniosku, ale nie połączysz wniosku zaliczkowego z wnioskiem końcowym.

Składany przez Ciebie wniosek o płatność jest weryfikowany przez instytucję, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie projektu. Po zatwierdzeniu wniosku przez tę instytucję staje się on podstawą do rozliczenia projektu poprzez wypłatę dofinansowania lub zatwierdzenie rozliczenia wydatków.

Weryfikacja Twojego wniosku o płatność to przede wszystkim sprawdzenie kwalifikowalności wydatków, czyli stwierdzenie, że zostały one poniesione zgodnie z:

• przepisami prawa,
• zasadami wdrażania projektów realizowanych w programie,
• celami Funduszy Europejskich dla Kujaw i Pomorza 2021-2027.

Jeżeli formularz wniosku lub załączniki zawierają błędy lub niejasności, powinieneś go poprawić lub uzupełnić.

Pamiętaj! W trakcie weryfikacji wniosków o płatność, aby wyjaśnić uzasadnione wątpliwości dotyczące kwalifikowalności wydatków możemy:

• przeprowadzić kontrolę doraźną na miejscu realizacji projektu,
• poprosić Cię o wszelkie dodatkowe dokumenty i informacje związane z realizacją projektu w wyznaczonym przez nas terminie.

Bardzo ważne jest, abyś podczas realizacji projektu zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie. Pełna dokumentacja projektu powinna być przechowywana w Twojej siedzibie, zarówno przez cały czas realizacji projektu, jak i w wymaganym okresie archiwizacji wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu.

Terminy składania wniosków o płatność oraz załączniki do wniosku wskazuje umowa o dofinansowanie Twojego projektu.

Wyodrębniona ewidencja księgowa

Wszystkie wydatki w ramach projektu powinieneś ująć w tzw. wyodrębnionej dokumentacji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z projektem.

Ponadto wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu konta bankowego. Jego numer podajesz do umowy o dofinansowanie projektu.

Koszty pośrednie

Koszty pośrednie służą wsparciu wyłącznie w zakresie zarządzania i administrowania projektem – to wydatki o charakterze administracyjnym i organizacyjnym, niezwiązane bezpośrednio z realizacją zadań merytorycznych.

Uwaga! Jeśli nie będziesz prawidłowo realizował projektu możemy zastosować mechanizm nakładania korekt finansowych na koszty pośrednie, zgodnie z taryfikatorem stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu.

Sprawozdawczość

Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie projektu. Częstotliwość ich składania określona jest w tej umowie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są częścią wniosku o płatność.

Widoczność i komunikacja

W perspektywie finansowej 2021-2027 jeszcze bardziej niż w poprzednim okresie programowania podkreśla się znaczenie działań związanych z przejrzystością i komunikacją oraz kładzie nacisk na zwiększanie widoczności i rzetelne informowanie o wsparciu z funduszy.

Podkreślając fakt otrzymania wsparcia z Unii musisz umieścić:

• informacje o dofinansowaniu oraz opis projektu (ze wskazaniem celów i rezultatów) na swojej stronie internetowej lub na stronach mediów społecznościowych;
• informacje w dokumentach i materiałach związanych z komunikacją, przeznaczonych dla opinii publicznej lub uczestników projektu;
• plakat (z wyłączeniem tych, którzy muszą stosować tablice) lub tablicę w miejscu dobrze widocznym.

Szczegółowe informacje o tych obowiązkach zawiera umowa o dofinansowanie projektu oraz materiały na stronie internetowej programu.

Uwaga! Możemy anulować do 3% wsparcia z funduszy na projekt, stosując zasadę proporcjonalności, gdy nie wypełnisz obowiązków związanych z informowaniem i promocją wsparcia z Funduszy Europejskich dla Kujaw i Pomorza 2021-2027.

Zmiany w projekcie

Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie może zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc też pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie, a w ich konsekwencji konieczność zmiany (aneksowania) umowy o dofinansowanie projektu.

Wprowadzenie zmian jest możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny. Wymaga to szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dofinansowania.

Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych – w żadnym wypadku nie mogą one doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków.

Dopuszczalny zakres zmian określony jest w umowie o dofinansowanie projektu.

Pamiętaj! Przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w projekcie zgłoś je do instytucji, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie. Służy do tego wniosek o zmianę, który składasz w aplikacji SL2021.

2. Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy europejskich – na pewno Cię nie ominie.

Rodzaje kontroli projektów:

• weryfikacje wniosków o płatność – każdy Twój wniosek o płatność będzie weryfikowany zgodnie z metodyką jaką przyjmie instytucja, z którą zawrzesz umowę o dofinansowanie projektu, czyli instytucja zdecyduje czy na tym etapie zweryfikuje wszystkie faktury lub rachunki i inne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki i czy tylko część z nich;
• kontrola w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie podmiotu kontrolowanego – instytucja, z którą podpisałeś umowę, w każdym roku sprawdzi wybraną przez siebie grupę projektów. W grupie tej może się znaleźć także Twój projekt. Kontrole te mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontrolowana będzie dokumentacja i sprawdzony zostanie zakres rzeczowy realizowanego projektu. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu czy projekt jest faktycznie realizowany (np. sprawdzenie, czy planowane szkolenie faktycznie się odbywa we wskazanym miejscu i czy uczestniczy w nim deklarowana liczba osób);
• kontrole krzyżowe – w trakcie tej kontroli sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym (CST2021). Możesz dowiedzieć się o niej tylko, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;
• kontrola na zakończenie realizacji projektu – polega na potwierdzeniu na poziomie instytucji przeprowadzającej kontrolę, kompletności dokumentacji, w tym dokumentacji w wersji elektronicznej, dotyczącej wydatków ujętych we wnioskach o płatność beneficjenta; jest przeprowadzana po złożeniu przez Ciebie wniosku o płatność końcową i przed rozliczeniem tego wniosku;
• kontrola trwałości – tej kontroli podlega, projekt obejmujący inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne i służy sprawdzeniu, czy w odniesieniu do Twojego projektu nie zaszła jedna z okoliczności, o których mowa w art. 65 rozporządzenia ogólnego.

Twój projekt może być też kontrolowany przez Komisję Europejską, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową (czyli Krajową Administrację Skarbową) lub Najwyższą Izbę Kontroli i inne podmioty do tego uprawnione na podstawie odrębnych przepisów lub podmioty przeprowadzające kontrolę lub audyt na zlecenie tych instytucji.

O terminie kontroli planowej w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie zostaniesz poinformowany pisemnie, z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem. Nie dotyczy to kontroli doraźnej, która może być przeprowadzona bez uprzedzenia, szczególnie, gdy w Twoim projekcie wystąpi podejrzenie nieprawidłowości.

W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja (m.in. oryginały dowodów księgowych, dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej, tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe, obowiązująca w Twojej firmie polityka rachunkowości, dokumenty kadrowe, dokumentacja zamówienia, dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/ rezultatów itp.).

Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie projektu.

Pamiętaj! Kontrolerzy mają prawo:

• kontrolować dokumenty związane bezpośrednio lub pośrednio z realizacją projektu,
• dostępu do pomieszczeń i terenu realizacji projektu lub pomieszczeń kontrolowanego projektu,
• dostępu do związanych z projektem systemów teleinformatycznych, w tym baz danych, kodów źródłowych i innych dokumentów elektronicznych wytworzonych w ramach projektu i udzielanie wszelkich możliwych wyjaśnień dotyczących realizacji projektu,
• zwrócić się o złożenie wyjaśnień także do innych niż beneficjent podmiotów lub osób zaangażowanych w realizację projektu (m.in. uczestników projektu, grantobiorców, ostatecznych odbiorców, wykonawców oraz podwykonawców),
• przeprowadzania oględzin, nawet pod nieobecność beneficjenta lub osoby go reprezentującej,
• wystąpić do właściwego miejscowo komendanta Policji z wnioskiem o pomoc, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia kontroli.

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Otrzymasz ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli nie masz żadnych uwag, podpisujesz dokument. Jeżeli nie zgadzasz się z informacją pokontrolną, masz 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści.

Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy muszą zostać objęte korektą wysokości przyznanego dofinansowania, a dokładnie jego pomniejszeniem, gdyż nie można kwot wycofywanych z projektu przeznaczać na inne wydatki w tym samym projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.

3. Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Zachowanie trwałości projektu obowiązuje w odniesieniu do współfinansowanej w ramach projektu infrastruktury lub inwestycji produkcyjnych. W przypadku projektu niedotyczącego inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych, zachowanie trwałości projektu oznacza utrzymanie inwestycji lub miejsc pracy zgodnie z obowiązującymi zasadami pomocy publicznej.

Zasada trwałości nie ma zastosowania do projektów polegających na wdrażaniu instrumentów finansowych oraz projektów, w ramach których łączy się instrument finansowy i dotację.

Jako beneficjent jesteś zobowiązany do zachowania trwałości projektu przez 5 lat od daty płatności końcowej. W przypadku MŚP, w odniesieniu do projektu, z którym związany jest wymóg utrzymania inwestycji lub miejsc pracy, termin wynosi 3 lata. Gdy przepisy dotyczące pomocy publicznej wprowadzają bardziej restrykcyjne wymogi w tym zakresie, stosuje się okres ustalony zgodnie z tymi przepisami.

Data płatności końcowej to:

• data obciążenia rachunku instytucji, która wypłaca środki na rzecz projektu –gdy w ramach rozliczenia wniosku o płatność końcową są przekazywane środki albo
• data zatwierdzenie wniosku o płatność końcową – w pozostałych przypadkach.

Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji wystąpienia w okresie trwałości co najmniej jednej z poniższych przesłanek:

• zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza województwo kujawsko-pomorskie,
• zmiana własności elementu infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależną korzyść,
• istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów.

Brak ogłoszenia upadłości w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności produkcyjnej również oznacza naruszenie trwałości projektu.

Upadłość wynikająca z oszustwa potwierdzonego prawomocnym wyrokiem sądu także oznacza naruszenie zasady trwałości projektu.

Naruszenie zasady trwałości oznacza konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu wraz z odsetkami, liczonymi jak dla zaległości podatkowych od dnia naruszenia okresu trwałości, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Czy trwałość projektu jest zachowana, będziemy badać na podstawie sprawozdania, które powinieneś przedkładać nam zgodnie z umową o dofinansowanie projektu. Możemy też skontrolować Twój projekt w okresie trwałości.

Ponadto masz obowiązek samodzielnego i niezwłocznego informowania nas o wszelkich okolicznościach, które mogą mieć wpływ na niezachowanie trwałości Twojego projektu.